Keski-Suomen seniorijärjestö ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste 

Laadittu 12.6.2025

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistyslaki (1989/503)

1. Rekisterinpitäjä

Keski-Suomen seniorijärjestö ry

y-tunnus 3023580-4

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Järjestön puheenjohtaja Jemina Palola

Sähköposti: kso.seniorit@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Keski-Suomen seniorijärjestö ry:n jäsenrekisteri

4. Käsittelyn oikeusperusta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohta c) lakisääteinen velvoite (yhdistyslain 11 §:n mukainen jäsenrekisterin ylläpito) sekä 6 artiklan 1 kohta f) rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Oikeutettu etu perustuu yhdistyksen toiminnan ja jäsensuhteen hallintaan, mukaan lukien jäsenmaksujen kerääminen, viestintä jäsenille, tapahtumien järjestäminen ja yhdistyksen toimintojen kehittäminen. Tietojen käsittely tapahtuu oikeassa suhteessa tarkoitukseen nähden ja käsittely minimoidaan asianmukaisesti.

Henkilötietoja kerätään jäsenten ja rekisterinpitäjänä toimivan yhdistyksen välistä yhteydenpitoa sekä jäsenmaksun keräämistä varten. Yhdistyksen sähköpostilistaa käytetään vain suoraan yhdistyksen jäsenyydestä  ja toiminnasta sekä yhdistykseen kiinteästi sidoksissa olevan Keskisuomalaisen Osakunnan toiminnasta tiedottamiseen. 

Yhdistyksen hallitus käsittelee henkilötietoja jäsenhakemusten käsittelyn yhteydessä. Käsittelyn tarkoituksena on varmistua yhdistyksen lakisääteisten velvoitteiden toteutumisesta.

Yhdistysavain Oy toimii yhdistysten kanssa tehtyjen sopimusten perusteella henkilötietojen käsittelijänä. Yhdistysavain tarjoaa teknisen alustan, kuten jäsenrekisterin ja verkkosivuston.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten (rekisteröityjen) henkilötietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tietoja.

Rekisterissä käsiteltävät henkilötiedot:

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi

  • Rekisteröidyn lähiosoite ja postitoimipaikka

  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite

  • Rekisteröidyn puhelinnumero

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerättävät henkilötiedot saadaan rekisteröidyn omalla ilmoituksella jäseneksi liittymisen yhteydessä. Rekisteröidyllä on lisäksi mahdollisuus täydentää ja korjata omia tietojaan rekisteriin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan ja salasanallaan tai ilmoittamalla tietojensa muuttumisesta rekisterin yhteyshenkilölle. 

8. Säännönmukaisten tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Jäsenrekisterin toteuttamiseksi rekisteröityjen henkilötietoja voidaan siirtää jäsenrekisterin teknisen ylläpidon toteuttavalle Yhdistysavain Oy:lle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietojen käsittelijä voi siirtää henkilötietoja Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai muiden maiden alueelle tai EU/ETA-alueen ulkopuolella yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja yhteistyökumppanin tietosuojaselosteen mukaisesti. Muissa tapauksissa rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

9. Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus:

  • saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä

  • saada pääsy häntä koskeviin tietoihin 

  • tietojen oikaisemiseen

  • tulla unohdetuksi

  • käsittelyn rajoittamiseen

  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

  • vastustamisoikeus 

  • kääntyä tarvittaessa toimivaltaisen viranomaisen puoleen. 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut häntä koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista. Tämä on toteutettu siten, että jokaisella rekisteröidyllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joilla rekisteröity pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan omia henkilötietojaan sähköiseen jäsenrekisteriin. Rekisterin tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä rekisteröity voi olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Edellä mainitut pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

10. Tietojen säilyttäminen

Rekisterissä säilytetään vain yhdistyksen jäsenten tietoja. Jäsenyyden päätyttyä tiedot poistetaan sen jälkeen, kun jäsenyysasioiden hoito ei enää edellytä tietojen säilyttämistä.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan henkilötietojen käsittelijänä toimivan Yhdistysavain Oy:n palvelimilla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä ja että rekisterissä olevien tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta.